INFORMACIÓN MÍNIMA EN LOS LIBROS Y FORMATOS

1.-LIBRO CAJA Y BANCOS

En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.

En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.

DETALLE DE LOS MOVIENTOS EN EFECTIVO

Número correlativo del registro o código único de la operación. 

• Fecha de la operación. 

• Descripción de la operación registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de 

saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso la(s) operación(es) se 

encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios será 

necesario únicamente su referenciación. 

• Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen 

o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de libros o 

registros llevados en forma manual. 

• Saldos y movimientos: 

Saldo deudor, de ser el caso. 

Saldo acreedor, de ser el caso. 

• Totales. 

DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE CUENTA CORRIENTE

Se deberá incluir como datos de cabecera adicionales, la siguiente información: 

 Nombre de la entidad financiera 

 Código de la cuenta corriente. 

 Número correlativo del registro o código único de la operación. 

 Fecha de la operación. 

 Medio de pago utilizado (según tabla 1). 

 Descripción de la operación; opcionalmente se podrá consignar en esta columna, 

en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no será necesario 

utilizar la columna señalada para registrar la información que corresponde a los 

medios de pago utilizado. 

 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del girador o beneficiario. En 

esta columna se indicarán los saldos, inicial o final, y de tratarse de operaciones 

múltiples se podrá consignar como concepto el término "varios". 

 Número de la transacción bancaria, número del documento sustentatorio o 

número de control interno de la operación. 

 Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el 

origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose 

de contabilidad manual. 

 Saldos y movimientos: 

 Saldo deudor, de ser el caso 

 Saldo acreedor, de ser el caso. 

 Totales 

2.-LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría

El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

 Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. 

 Fecha de emisión del comprobante de pago. 

 Inciso aplicable del artículo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta. 

 Número de serie del comprobante de pago emitido. 

 Número del comprobante de pago emitido. 

 Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de 

segunda categoría (según tabla 2). 

 Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de 

segunda categoría. 

 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a 

disposición la renta de segunda categoría. 

 Monto del ingreso o importe referencial. 

 Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso. 

 Monto de la renta bruta gravada de segunda categoría. 

 Retención efectuada. 

 Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición. 

 Totales. 

b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría

El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

 Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. 

 Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado. 

 Inciso aplicable del artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. 

 Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. 

 Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. 

 Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (según tabla 2). 

 Número del documento de identidad del usuario del servicio. 

 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio. 

 Monto de la renta bruta. 

 Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso. 

 Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso. 

 Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición. 

 Totales

PLAZO PARA REHACER LOS LIBROS

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga, la que estará sujeta a evaluación 

 

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer los libros.

CONSERVACIÓN Y COMUNICACIÓN DE PERDIDA O DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

Para un adecuado control del cumplimiento de las obligaciones tributarias es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito: 

• Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica
• Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros, registros.

Es así, que la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT establece que, la citada comunicación deberá contener la siguiente información:

Información que deberá contener la comunicación de pérdida o destrucción de libros o registros vinculados con asuntos tributarios:

Detalle de los libros, registros y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas.

Período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos.

Fecha en que fueron legalizados.

Número de legalización.

Apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización, o el número del Juzgado en que se realizó la misma Asimismo, en todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT.

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Y REGISTROS

Los libros y registros que se encuentren obligados a llevar deberán contar con la siguiente información:

a)     Datos de Cabecera.- Los cuales se detallan a continuación: 

• Denominación del Libro o Registro.
• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

Para los libros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

El Libro de Ingresos y Gastos bastará con incluir como datos de cabecera la denominación del libro o registro y el período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

b)     Registro de las Operaciones:

Se debe considerar lo siguiente: 

• En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado.
• De manera legible sin espacios ni líneas en blanco, intercalaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas
• Utilizando el Plan Contable General Empresarial vigente en el país. 
• Totalizando sus importes por cada folio(1), columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda. Lo indicado no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, en los cuales la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.
• En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario. 
• Incluir los registros y asientos de ajusto, re-clasificación o rectificación que correspondan así como las operaciones que se omitieron registrar, meses o ejercicios respecto de los cuales ya se realizó la totalización correspondiente. Se considerara como operaciones a los hechos económicos susceptibles de ser registrados contablemente.
• Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión a hojas o folios, salvo disposición legal en contrario. 
• Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como  por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.    
• Empleo del Plan Contable General
  Se emplearán cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel de los dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por aplicación de las normas tributarias deba realizarse una desgregación mayor.
   La utilización del Plan Contable General vigente en el país no será de aplicación en aquellos casos en que, por ley expresa, los deudores tributarios se encuentren facultados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.
  Los deudores tributarios que opten por llevar a partir del 2009 su contabilidad de acuerdo con el Plan Contable General Empresarial deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas, divisionarias y sub divisionarias del Plan Contable General Revisado con las cuentas, subcuentas, divisionarias y sub divisionarias equivalentes

LIBROS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD COMPLETA

• Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, son los siguientes: 

IMPORTANTE:

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta: 

• Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
• Registro de Activos Fijos.
• .Registro de Costos
• .Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
• Registro de Inventario Permanente Valorizado

De otro lado, se debe tomar en cuenta que independientemente de encontrarse obligados a tener contabilidad completa, se deben llevar los libros citados si así lo dispone la Ley del Impuesto a la Renta.

OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES.

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios obligatorios, tomando en cuenta el tipo de renta que perciben, son los siguientes:

 RESPECTO A LOS CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL

En lo que respecta al Régimen General, el artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, así como la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT y modificatorias, disponen tramos en función a los ingresos brutos anuales, a efectos de determinar la obligación del llevado de los libros y registros, los cuales se detallan a continuación:  

IMPORTANTE:

Sin perjuicio de lo indicado, se debe considerar lo establecido en el artículo 12.5 de la Resolución de Superintendencia N° 226-2013/SUNAT, vigente a partir del 24 de julio del 2013, la cual dispone que los perceptores de renta de tercera categoría del Régimen General, de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, se encuentran obligados a llevar los siguientes libros o registros: 

Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Definiciones de los libros contables.

• Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

• Los libros contables son el soporte material en la elaboración de la información financiera. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

• Los Libros Contables son documentos permiten al contribuyente llevar un registro contable de la Empresa, realizar el balance anual y respaldar su actividad ante  SUNAT.